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Produção Executiva e PMBOK :: A melhor combinação para produção audiovisual

Você já deve ter ouvido falar em fazer um filme todo no papel antes da produção. Isso é planejar.

Mas muitos realizadores têm dificuldade em planejar a produção. Esse é um dos motivos que o Produtor Antenado existe, pra te ajudar a planejar a sua produção, para que você realize o melhor filme que quiser realizar. Boa parte desse texto faz parte do TCC da minha Especialização em Gerenciamento de Projetos PMBOK.

Em resumo, planejar é pensar em ações que precisam ser realizadas. Esse conjunto de ações forma um projeto. E gerenciar um projeto é trabalhar para que essas ações aconteçam como planejado.

Vamos entender melhor o que é: planejar, projeto e gerenciamento de projetos. E então como isso se relaciona à produção audiovisual e no que você deve estar antenada.

 

Planejar

Planejar significa “definir antecipadamente um conjunto de ações ou intenções”*.

Em 1969, foi criado nos Estados Unidos o Project Management Institute, Inc., conhecido como PMI, que numa tradução livre significa Instituto de Gerenciamento de Projeto. O PMI trabalha para normatizar e desenvolver a gerência de projetos, e atualmente serve de referência internacional para profissionais de qualquer área de atuação que trabalham com gerenciamento de projetos.

Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) ou como foi chamado em Português: Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) é uma das publicações do PMI, que trata das diretrizes e normas que orientam as boas práticas do gerenciamento de projetos. O Guia PMBOK está em sua 5a edição, publicada em janeiro de 2013.

 

Porque isso é importante

A idéia que permeia a apresentação do conteúdo no PMBOK é sempre do alto nível para o detalhamento. Ou seja, ter uma visão geral para ir aperfeiçoando os detalhes e ter todas as partes da engrenagem rodando. Que pensando bem, é o caminho natural quando se faz um filme: você começa com uma idéia e vai adicionando elementos: personagens, locações, equipe etc., e ao final você tem um universo detalhado de informações, que foi desenvolvendo ao longo do processo. Registrar essas informações de forma detalhada e usando um sistema eficiente permite que você tenha controle durante a realização do projeto.

Uma vez que você entende essa linguagem de gerenciamento de projeto do PMBOK fica bem mais fácil entender o que a Ancine informa em suas instruções normativas e o que pergunta nos seus formulários de apresentação de projeto. Quando você olha de primeira parece tudo igual, que eles estão perguntando a mesma coisa várias vezes. Com esse entendimento você percebe as sutilezas e a razão de se perguntar tanto, o nível de detalhamento é o que difere uma pergunta da outra, e também a perspectiva da área de conhecimento a ser gerenciada. E como a Ancine serve de referência para editais da SAv e de leis estaduais, distritais e municipais, vale muito conhecer essa linguagem e seguir esse padrão, que reflete a profissionalização das atividades da indústria audiovisual.

Vamos continuar.

 

Projeto

Entre as definições de projeto está “aquilo que alguém planeja ou pretende fazer”*. Assim, projeto é o primeiro passo na execução de qualquer coisa, é o ponto de partida para desenvolver algo simples como uma reunião entre amigos ou complexo como a construção de um navio de carga.

De acordo com o PMI, projeto é um esforço temporário empreendido para criar um único produto, serviço ou resultado**. Um projeto é temporário, pois tem início e fim definidos, e por isso, um escopo e recursos também definidos. E um projeto é único por não se tratar de uma operação de rotina, mas de um conjunto específico de operações destinadas a atingir um objetivo em particular, que é de fato incerto. Por esses motivos um projeto é diferente de uma operação continuada de uma empresa, que se caracteriza por ser executada repetidamente visando a entrega de um resultado já conhecido.

Um projeto tem um ciclo de vida, que é o conjunto das fases que compõem o projeto. Essas fases são geralmente sequenciais, podendo se sobrepor em algumas circunstâncias. As denominações das fases do ciclo de vida de um projeto e a sua quantidade variam de acordo com a cultura organizacional onde o projeto está sendo desenvolvido. Porém, de forma geral, as fases típicas de um projeto são: 1) início, 2) organização e preparação, 3) execução do trabalho, e 4) encerramento do projeto.

Entre as fases do ciclo de vida de um projeto audiovisual estão desenvolvimento, pré-produção, produção etc.

 

Gerenciamento de Projeto

Administrar um projeto é uma atividade que passou a existir como uma profissão formal a partir de meados do século XX. O gerente de projeto é o profissional responsável pela aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para o desenvolvimento de projetos de maneira efetiva e eficaz.

Na produção audiovisual, a figura do Produtor Executivo é quem mais se assemelha a do gerente de projeto.

O Guia PMBOK indica cinco grupos de processos recorrentes no gerenciamento de projetos, são eles iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. É importante não confundir o ciclo de vida de um projeto mencionado anteriormente com os cinco grupos de processos definidos pelo PMI, todos os grupos de processos podem ser aplicados em cada fase do ciclo de vida do projeto.

 

 

Áreas de Conhecimento

Na quinta edição do Guia PMBOK, o PMI distingue 10 áreas de conhecimento que compõem o gerenciamento de projetos. Cada área de conhecimento se concentra em um aspecto do projeto, possuindo seus processos específicos, que influenciam mutuamente as demais áreas.

A primeira área de conhecimento é chamada de Gerenciamento da Integração do Projeto, que trata da coordenação entre as diferentes áreas de conhecimento num determinado projeto. São processos da Integração “Desenvolver o termo de abertura do projeto”, que é um processo do grupo de iniciação; “Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto”, processo de planejamento; “Orientar e gerenciar o trabalho do projeto”, processo do grupo de execução; “Monitorar e controlar o trabalho do projeto” e “Realizar o controle integrado de mudanças”, que são processos do grupo de monitoramento e controle; e por fim o processo “Encerrar o projeto ou fase”, do grupo de encerramento.

Gerenciamento do Escopo do Projeto é a segunda área de conhecimento definida pelo Guia PMBOK, responsável por definir a abrangência do projeto, ou seja, o que está e o que não está contido como ação do projeto. A área do Escopo tem seis processos no total, sendo quatro do grupo de planejamento: “Planejar o gerenciamento do escopo”, “Coletar os requisitos”, “Definir o escopo” e “Criar a estrutura analítica do projeto (EAP)”; e dois do grupo de monitoramento e controle: “Validar o escopo” e “Controlar o escopo”.

A terceira área de conhecimento definida pelo PMI trata dos prazos e durações relativos ao projeto, é chamada de Gerenciamento do Tempo do Projeto, e possui sete processos: “Planejar o gerenciamento do cronograma”, “Definir as atividades”, “Sequenciar as atividades”, “Estimar os recursos das atividades”, “Estimar as durações das atividades” e “Desenvolver o cronograma”, que são do grupo de processos de planejamento; e “Controlar o cronograma”, que é do grupo de processos de monitoramento e controle.

O Gerenciamento dos Custos do Projeto é a quarta área de conhecimento apresentada no Guia PMBOK e concentra as informações relativas aos recursos financeiros e gastos do projeto. Os processos de gerenciamento dos custos são “Planejar o gerenciamento dos custos”, “Estimar os custos” e “Determinar o orçamento”, do grupo de processos de planejamento; e “Controlar os custos”, processo do grupo de monitoramento e controle do projeto.

A área que trata da satisfação das partes envolvidas no projeto é chamada de Gerenciamento da Qualidade do Projeto. São três os processos do gerenciamento da qualidade: “Planejar o gerenciamento da qualidade”, do grupo de processos de planejamento; “Realizar a garantia da qualidade”, processo de execução; e “Controlar a qualidade”, processo do grupo de monitoramento e controle.

A sexta área de conhecimento definida no Guia PMBOK trata das pessoas responsáveis por atividades do projeto e é chamada de Gerenciamento dos  Recursos Humanos do Projeto. O gerenciamento dos recursos humanos é feito através de quatro processos: “Planejar o gerenciamento dos recursos humanos”, que é um processo do grupo de planejamento; “Mobilizar a equipe do projeto”, “Desenvolver a equipe do projeto” e “Gerenciar a equipe do projeto”, que são processos de execução do projeto.

Gerenciamento das Comunicações do Projeto é a área de conhecimento que se ocupa do fluxo de informações pertinentes ao projeto entre todos os envolvidos com o mesmo. São três os processos do gerenciamento das comunicações: “Planejar o gerenciamento das comunicações”, do grupo de processos de planejamento; “Gerenciar as comunicações”, processo de execução; e “Controlar as comunicações”, do grupo de monitoramento e controle.

O Gerenciamento dos Riscos do Projeto é a oitava área de conhecimento definida pelo PMI, é a área que trata dos eventos e condições que podem afetar o projeto positiva ou negativamente. Os processos relacionados ao gerenciamento dos riscos são seis no total: “Planejar o gerenciamento dos riscos”, “Identificar os riscos”, “Realizar a análise qualitativa dos riscos”, “Realizar a análise quantitativa dos riscos” e Planejar as respostas aos riscos”, que são processos do grupo de planejamento; e “Controlar os riscos”, processo do grupo de monitoramento e controle.

A nona área de conhecimento apresentada no Guia PMBOK ocupa-se dos contratos relacionados ao projeto, é responsável por analisar qual a melhor opção para o projeto no sentido de comprar/contratar ou executar/fazer uma atividade, é chamada de Gerenciamento das Aquisições do Projeto. São quatro os processos de gerenciamento das aquisições: “Planejar o gerenciamento das aquisições”, do grupo de processos de planejamento; “Conduzir as aquisições”, processo de execução; “Controlar as aquisições”, do grupo de monitoramento e controle; e “Encerrar as aquisições”, processo do grupo de encerramento.

E a última área de conhecimento definida pelo PMI é o Gerenciamento das Partes Interessadas do Projeto. Os processos particulares dessa área são: “Identificar as partes interessadas”, do grupo de processos de iniciação; “Planejar o gerenciamento das partes interessadas”, processo de planejamento; “Gerenciar o engajamento das partes  interessadas”, do grupo de execução; e “Controlar o engajamento das partes interessadas”, processo de monitoramento e controle.

De acordo com o Guia PMBOK, cada processo tem entradas, ferramentas e técnicas, e saídas, que são respectivamente informações necessárias à realização daquele processo, meios para a realização do processo, e produtos do processo. As relações entre as áreas de conhecimento fica bastante clara ao observar que os produtos de alguns processos são entradas de outros, e assim observa-se que o gerenciamento de projetos proposto pelo PMI deve ser compreendido de forma total e não segmentada.

 

Produção Executiva e PMBOK 

Como eu falei antes, um projeto busca alcançar um objetivo em particular, mas é sempre algo incerto, pois é sempre a primeira vez que está sendo executado.

Você pode pensar que um projeto pode ser replicado e que estará sendo a segunda vez a ser executado, mas as variáveis do projeto mudam — sejam o público que irá consumir, o orçamento disponível, a época em que está sendo realizado, a equipe envolvida na realização etc. Então, devido as mudanças um projeto é algo único.

Uma Produtora Executiva antenada observa todas essas fases, áreas de conhecimento, processos, especificidades de cada tipo de produto audiovisual e variáveis envolvidas no projeto, e trabalha para diminuir as incertezas em torno da sua realização.

Mas é muita coisa! Você deve estar pensando. E você está certa, é bastante coisa. Mas esse é o trabalho do Produtor Executivo, e tudo isso é pensado ao planejar um projeto, ou seja, é fazer o filme todo no papel antes da produção começar. E quanto mais detalhado for o planejamento, maior a probabilidade de o projeto ser bem sucedido.

Resumindo, trabalhar com um Produtor Executivo que conheça as boas práticas de gerenciamento de projeto é meio caminho andado para o sucesso de uma produção audiovisual.

Você já conhecia o PMBOK? Já utilizou esses conceitos de gerenciamento de projeto para planejar a produção de algum dos seus filmes?  
 

Gostou? Dúvidas? Precisando de ajuda para planejar a sua produção?

Obrigada pela companhia e fique antenada!

E se achar que esse texto pode ajudar alguém compartilhe!

 

* Definições do Dicionário Priberam Online.

** (PMBOK Guide, 5a. ed., p. 3).

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